社内データを従業員間で共有する方法 ～比較と注意点～
社内でのデータ共有の方法を選ぶ際には、コスト面・機能面両方を比較し、自社に合った共有方法を検討する必要があります。
今回は、主要な共有方法をご紹介します。
主な3つの共有方法
1.クラウドストレージ
インターネットを介して利用できるファイルの保管場所のこと。
GoogleドライブやOnedriveなどクラウドストレージは導入しやすく、自営業やスモールスタートにはとても便利です。
2.NAS
社内にファイルサーバーを設置する方法。
社内ネットワーク内にあるためセキュリティが高く、インターネットに影響されず接続速度も速い。
アクセス制限をグループで設定できるため権限をつけたい場合は、便利。
(参考価格)1TB(ディスク二重化) 約5万円～
3.NAS＋クラウドストレージ
社内にNASを設置し、さらにクラウドストレージと同期する事で、使い慣れたクラウドストレージとNASを併用することができます。
自社の業務内容に合ったサービス選択が必要になってきます。
セキュリティ対策で気を付けることは？
クラウドストレージはネットにつながっていればどこからでもアクセスができるため、ID、パスワードに加えスマホ認証といった二段階認証など、アカウントのセキュリティはしっかりと設定しましょう。
NASは万が一に備え、外付けHDD＆クラウドストレージをプラスして、3重のバックアップを構築することをおすすめしております。この3重バックアップの仕組みにすることで、もしランサムウェアに感染してしまった場合でも、クリーンなバックアップ（外付けHDD）が残っているため、早期復旧が可能となります。
クラウドストレージのみだけでは不十分？
クラウドストレージは導入しやすく、自営業やスモールスタートにはとても便利です。
しかし、クラウドストレージのみでの社内ファイル共有は以下のデメリットがあります。
- 使用にはインターネット環境が必須（回線が遅い場合、動作が遅くなる）
- ランニングコストがかかってしまう（利用者数・データ量が増えると利用料が高くなる）
- PCがランサムウェアに感染しファイルデータがロックされた場合、データをクラウドと同期しているとクラウド側までロックされてしまう
起業初期はクラウドストレージで行い、従業員やデータ量の増加などによって、NASの導入などの投資をしていただくといいかと思います。
まとめ
社内のデータ共有を選択する際には、コストだけでなく、使いやすさ、セキュリティ、プライバシー、機能性を総合的に検討する必要があります。
無料サービスは初期費用を抑えたい小規模企業に適していますが、セキュリティや容量の拡張性を考慮すると、有料サービスへの投資も一考の価値があります。
御社のデータ使用状況・ご要望に応じて、最適なプランをご提案することが可能です。
お困りの際はお気軽にご相談ください。
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