AI活用がビジネスに浸透するなか、「ChatGPTを使いたいけど機密情報の漏洩が心配…」という声もよく聞かれます。
今回は、安全にChatGPTを利用するための基本ルールと、社内or個人で機密情報を守る（学習させない）方法をまとめました。

機密情報を守るための基本ルール

• 個人情報や機密情報を入力しない
  顧客情報や社員情報などの具体的なデータは入力を避ける。
• 情報の匿名化・一般化を徹底
  特定できる名称や数字を伏せるなど、情報を一般化して活用する。
• ビジネス向けの専用プランを活用
  ChatGPTの「Team」「Enterprise」プランなど、機密情報保護に特化したプランを選ぶ。
• 利用ルールを明確に定める
  社内で明確なガイドラインを策定し、社員への教育を徹底する。
• ログや履歴管理をしっかりと
  利用記録や履歴を残し、定期的なチェックでリスク管理を徹底する。

社内で機密情報を入力して利用したい場合

下記方法であれば、入力内容がAIに学習されないように利用することはできます。

1.ビジネス向けの専用プラン「Team」「Enterprise」を利用する。

2.APIを利用して、自社環境内で安全に活用する。

しかし、「Team」「Enterprise」プランは利用料金が高いため、1人でも安全に利用したいという場合は次の方法となります。

1人で安全に利用したい場合（オプトアウトする方法）

無料版・「Plus」・「Pro」でも、情報をAI学習に使われないように設定（オプトアウト設定）をすることで、機密情報を入力してもAIに学習されなくなります。

1.ChatGPTの設定メニューからオプトアウト設定する方法

①ChatGPT画面の右上プロフィールアイコンをクリックし[Settings(設定)]を選択
②設定画面の[Data Controls(データコントロール)]をクリック
③[すべての人のためにモデルを改善する]をオフにする

この設定で、これ以降の会話は、AIに学習されなくなります。

2.プライバシーポータルからオプトアウト設定する方法

また、プライバシーポータルからのリクエストする形でオプトアウトする設定もあります。

①プライバシーポータルにアクセスし、右上の[Make a Privacy Request]をクリックします。

②次に「ChatGPT アカウントをどのように確認しますか?」と画面が出ますので、いずれかを選択します。
→今回は[Email Address]をクリックして進みます。

③次に[Do not train on my content]を選択します

④次にメールアドレスを入力して、[Send Email]をクリックしてください。

⑤入力したメールアドレスに、OpenAIからのメールが届くため、メール内の[Log In]をクリックします。

⑥ログイン後には、ChatGPTが学習によって向上しているとの説明が表示されます。
　同意チェック欄と国の選択入力をし、[Confirm Request]をクリックして、リクエストの送信が完了です。

⑦申請送信後に、申請を受付完了メールが届き、
　申請送信後約1時間以内に、オプトアウトが完了したというメールが届きます。
　→これでChatGPTに学習させない機能が設定完了です。

企業内で機密情報を守りながらChatGPTを利用されたい方へ

社内で機密情報を守りながら利用したいとお考えの方は、社内専用ChatGPT「チームトークAI」がおすすめです。
１ユーザー800円から利用できます。詳細はこちら
お気軽にお問合せください。

最近、SNSのアカウントが乗っ取られた方や、周りに被害を受けた方はいないでしょうか？

アカウントの乗っ取りを防ぐために、１番すべき対策は「二段階認証」です！
すぐに設定することをおすすめします。

この記事では、二段階認証をすべき理由と、複数人でアカウント管理する場合の注意点、便利なアプリ（Google Authenticator）のご紹介、Googleアカウントの二段階認証のやり方を紹介します。

生成AIのセミナーも開催しています

【セミナー案内】業務に活用できる！生成AI“実践”セミナー【11/9(土)・11/22(金)・12/4(水)・12/18(水)】 セミナー内容 『ChatGPT』を始めとする生成AIが進化を続け、世の中での活用がどんどん進んでいます。生成AIを使ってみたいという方に向けて、今回はミニワークショップ…

二段階認証とは？

インターネット上で様々なサービスを利用する際、パスワードだけでなく、別の方法で自分の身分を証明することを「二段階認証」と呼びます。二段階認証を有効にすることで、パスワードが漏洩しても、他人にアカウントにログインされるリスクを大幅に減らすことができます。

二段階認証をすべき理由

二段階認証をすべき理由は、ID・パスワードだけでは不十分だからです。

もしパスワードが盗まれた場合、アカウントにログインされるだけでなく、個人情報やクレジットカード情報などを悪用されたり、友人や知人になりすまして詐欺や迷惑メールを送られたりする危険性があります。そうならないために、パスワード以外のもので自分の身分を証明する「二段階認証」が必要になります。

複数人でアカウント管理する場合は？

二段階認証を有効にすると、アカウントの安全性は高まりますが、同時にアカウントの共有が難しくなります。
サービスによっては、複数人で管理する方法がある場合もありますが、必ず1人管理者を決め、めんどくさがらずに、ログインのたびに認証することをおすすめします。
また、不正なアクセスや悪意のある利用を防ぐためにも、定期的にパスワードや設定を変更することもおすすめです。

便利なアプリ（Google Authenticator）の紹介

二段階認証において、スマホアプリで生成されるワンタイムパスワードを入力する方法があり、その中でも、最も人気で使いやすいアプリの一つが、「Google Authenticator」です。

Google Authenticatorは、Googleが提供する無料のアプリで、iOSやAndroidなどのスマホやタブレットにインストールできます。

Google Authenticatorの特長

• Google以外の多くのサービスに対応している
• インターネットに接続されていなくてもワンタイムパスワードを生成できる
• ワンタイムパスワードは6桁の数字で表示される
• ワンタイムパスワードは30秒ごとに変わる
• QRコードで簡単にアカウントを追加できる
• アカウントごとに色分けやアイコン表示ができる
• ダークモードに対応している

InstagramやX、Facebookなどにも対応しておりますので、ご興味ある方はぜひお試ししてみてください。
※機種変更の際は、移行作業をおこなう必要がありますので、ご注意願います。

Googleアカウントの二段階認証のやり方

STEP

chromeを開き、右上のアカウントボタンをクリック→「Googleアカウントを管理」をクリックする

STEP

Googleアカウント画面にて、左側のメニューより「セキュリティ」をクリック

STEP

「2段階認証プロセス」をクリック

STEP

「使ってみる」ボタンをクリック

STEP

まずは、Googleアカウントのパスワードを入力し、「次へ」をクリック

STEP

2段階認証プロセスに使用するデバイスがただしければ、「続行」をクリック

STEP

バックアップ方法をテキストメッセージか音声通話か選択し、電話番号を入力する。「送信」をクリック

STEP

スマートフォンにパスワードが届くため、G-XXXXXを確認する。

STEP

先ほどのパスワードを入力すると、2段階認証プロセスを有効にしますか？と表示するので、「有効にする」をクリックする。

以上でGoogleアカウントの2段階認証設定が完了しました。

まとめ

二段階認証を有効にすることで、パスワードが盗まれても、他人にアカウントにログインされるリスクを大幅に減らすことができます。

みなさんのアカウントは、二段階認証を有効にしていますか？
もしまだしていないのであれば、今すぐにでも設定してみてください。

二段階認証は、みなさんのアカウントを乗っ取りから守るだけでなく、みなさんの安心や信頼にもつながります。ぜひ、二段階認証をして、アカウントの乗っ取りを防ぎましょう。

指宿にて焼酎の販売（対面・オンラインショップ）を行う、焼酎のひご屋 本店様のITサポートをさせていただきました。

店内には鹿児島限定の焼酎や、試飲できるコーナーがありました！

課題

下記の様な多岐にわたる課題がありました。

• 発送伝票発行アプリ用のPCが古く動作が遅いため業務効率が悪い。
• ネットワーク構成図がなく何がどれにつながっているかが不明。
• セキュリティが十分であるか不安。
• 各種アカウント、ライセンスの管理ができていない。
• 社内Wi-Fiが不安定な事があり、根本的な原因が分からずWi-Fi機器の電源入れ直しで対応していた。

対応および結果

お店全体のITのお困りごと・気になっていることを一気にサポートさせていただきました。

1．発送伝票発行アプリ用のPC　入れ替え

　古いノートPCからminiPCにすることで省スペースも同時に達成。

２．ネットワーク不安定の解消

　Wi-Fi機器の入れ替え　1台構成からメッシュWi-Fiでの2台構成へ
　光ネット回線種別変更（最大100Mbps→最大1Gbps）、ネット系と電話系の分離を実施

３．セキュリティ対策

　通信機器のセキュリティが不十分だったため、機器の追加導入実施。

４．ライセンスの管理

　セキュリティソフトやマイクロソフトアカウント等のリストを起こし、管理実施

５．その他

　余剰PCや不安定なディスプレイといったハードウェアのメンテナンスを実施　など

ネット環境が安定することで、オンラインショップ発送業務の妨げがなくなり、業務効率化につながりました。
ちょっとした遅延やトラブルも、解消することで業務がよりスムーズになり、従業員の満足度も向上すると感じます。

この度はご依頼いただきましてありがとうございました。

省スペースなminiPCですっきり

弊社サービス『IT顧問アドバイザー』はどんなメリットがあるのか、
メリット5選をご紹介させていただきます。

メリット１：自社に最適なものを提供してもらえる

たくさんの現場を見てきましたので、御社のオフィスの大きさ・使用人数などから最適な機器やシステムを選択しご提案させていただきます。

規模に合わない機器を購入してしまうなど、無駄な出費を防ぐことができます。

メリット２：業務に集中できる

ネットワークの快適さや、情報共有のスムーズさより日々ストレスなく業務に注力していただけます。

メリット３：ITトラブルに強くなれる

社内で発生したトラブルの際、気軽に相談できるのでトラブルが怖くなくなります。
ささいなことでもご相談いただいてます。

メリット４：人件費節約になる

社内に専任のIT担当を雇う必要がなくなりますので、人件費節約につながります。

メリット５：IT担当の相談役になる

社内で1人だけの情シス担当の方が困ったとき相談先がないとよく伺います。
その方の相談役となり、よりよい職場環境を一緒に築いていきます。

以上です。

『IT顧問アドバイザー』にご契約いただくと、社内IT全般についてお困りごとやご相談を随時お受けしご回答いたします。
社内ネットワーク環境や機器、セキュリティ、IT関連投資に関するアドバイスをいたします。
もちろんスポットでの対応も可能です。

近年、ランサムウェアによる被害が増加しています。

ランサムウェア：パソコンやサーバーなどのデータを暗号化し、身代金を要求してくるウイルスのこと

被害に遭うとデータを取り戻すために多額の費用が必要になることがあります。（規模により異なる）
どれぐらいの費用がかかるかは、状況を確認しないと判断が難しいです。

最悪の場合、データ初期化という判断となる場合もあります。

1.ランサムウェア被害件数と復旧期間・費用の目安

警察庁の調査によると、図1のようにランサムウェア被害の報告件数は、右肩上がりでの増加となっています。また、復旧までに、半数以上が1週間以上・100万円以上かかってしまっていることがわかります。(図2.図3参照)

図1.企業・団体等におけるランサムウェア被害の報告件数の推移
(警視庁｢令和４年におけるサイバー空間をめぐる脅威の情勢等について」より)

図2.復旧に要した期間
(警視庁｢令和４年におけるサイバー空間をめぐる脅威の情勢等について」より)

図3.調査・復旧費用の総額
(警視庁｢令和４年におけるサイバー空間をめぐる脅威の情勢等について」より)

2.ランサムウェアの感染経路とは

主な感染経路は以下の3つです。

• メールやWebサイトなどからダウンロードした添付ファイルやリンク
• 既知の脆弱性を利用したネットワークへの侵入
• マルウェアによる感染拡大

3.感染経路を遮断する対策とは

• メールやWebサイトの不審な添付ファイルやリンクは開かない
• セキュリティソフトやOSなどをソフトウェアを最新の状況に保つ
• ファイアウォールやVPNでネットワークを保護する

以上です。

しかし、これだけでは万全ではありません。

ランサムウェアは日々進化しており、新しい手口や脆弱性を見つけて攻撃してきます。

そのため、万が一ランサムウェアに感染してしまった場合に備えて、最も重要な対策があります。

4.最も重要な対策は「バックアップ」

ランサムウェアに被害にあわないために一番大切なことは「バックアップ」です。

バックアップ：データやシステムを別の場所にコピーして保存すること

バックアップを定期的に行うことで、ランサムウェアによってデータやシステムが暗号化されても、元に戻すことができます。
また、バックアップは、ランサムウェアだけでなく、自然災害や盗難などによるデータの損失からも守ってくれます。

データやシステムの価値に見合ったコストと時間をかけるべきです。

そして、必ずネットワークより隔離された状態のバックアップをとるよう設定をしましょう。

5.ランサムウェア対策におすすめのバックアップは「BUプロテクト」

弊社の「BUプロテクト」はランサムウェアに感染しない安全なバックアップ環境を提供するものです。

もし万が一の場合は、早期復旧サービスもありますのでご安心ください。

被害にあわれてから危機感を持ちご相談をしてくださる場合は多いですが、被害にあわれる前にバックアップをすることを推奨しております。

ご不明点などございましたらお気軽にお問合せください。